Quản lý chuỗi cung ứng là một loại công việc thực ra mới xuất hiện gần đây ngay cả trên thế giới cũng vậy. Đây là một công việc tuy mới mà cũng có cũ. Tuy nhiên nếu chúng ta không phân biệt rõ vai trò, vị trí và trách nhiệm của người quản lý chuỗi cung ứng thì sẽ gây nhầm lẫn rất nhiều thậm chí sẽ bị đánh đồng với những nghề khác. Ở Việt Nam mấy năm gần đây chức danh này cũng đã dần xuất hiện, không tin thì bạn có thể thấy ngay trên danh mục tuyển dụng của Vietnamworks. Tuy nhiên cũng chưa có một ranh giới thực sự giữa logistics và supply chain ở Việt Nam trừ những tập đoàn lớn của nước ngoài. Thế nên tôi cũng hi vọng qua bài viết (bài này tôi dịch lại) để bạn đọc có một cái nhìn rõ hơn, từ đó định hướng nghề nghiệp của mình đúng hơn, hiệu quả hơn. Điểm mấu chốt vẫn là liệu quản lý chuỗi cung ứng có khác nhiều với logistics không? Từ đó thì yêu cầu công việc sẽ ở mức độ nào. Tôi cũng mong bạn đọc có một cái nhìn rõ ràng, sáng suốt, không bị những hào quang che lấp để rồi học xong không biết mình làm gì và làm ra sao. Tôi cũng lưu ý là nghề quản lý chuỗi cung ứng (supply chain professional) ở Việt Nam sẽ đòi hỏi một quá trình tiến hòa dần và chừng nào doanh nghiệp còn chưa thấy vai trò và thực tế quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng thì chừng đó nghề này sẽ vẫn còn ở giai đoạn trứng nước.
Bài dịch dưới đây được nắn cho bạn đọc Việt nam do đó có nhiều chỗ hơi unofficial một tí, để bạn đọc dể cảm nhận.
Nghề quản lý chuỗi cung ứng thực sự có nghĩa là gì? Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực logistics, mua hàng, quản lý tồn kho tới 15 năm thì bạn có trờ thành chuyên gia chuỗi cung ứng hay không? Hay liệu bạn phải thực sự cần thêm những kỹ năng và kinh nghiệm nào khác nữa ? Để giải quyết câu hỏi ấy, một sáng kiến nghiên cứu phối hợp giữa doanh nghiệp và viện nghiên cứu (đúng kiểu việt nam nhé..:-) ) đã đưa ra những kế hoạch hành động và hướng dẫn cho nghề chuỗi cung ứng.
Nhiều năm quan, có thể thấy rõ việc nhìn nhận quản trị chuỗi cung ứng như là tập hợp các kỹ năng quan trọng và khá đa dạng ngày càng trở lên quan trọng và cấp thiết. SCM đã “nổi” lên xuất phát từ việc quan hệ quá lỏng lẻo giữa các phòng ban-như là mua hàng, sản xuất, và logistics – dẫn tới việc cần thiết phải có một nguyên tắc quản lý chéo và tích hợp giữa các phòng ban này lại. (kiểu quan hệ lỏng lẻo này đang rất phổ biến ở Việt Nam nhưng ở Tây cũng chẳng kém cạnh, nó tóm lại là đúng kiểu “đèn nhà ai nhà ấy rạng” hay “who care?”…). Với sự lớn nhanh như thổi của quản trị chuỗi cung ứng là việc mọc lên như “nấm” các học viên đào tạo chào mới tới tấp các bằng cấp về SCM. Tương tự như thế, các công ty cũng “a dua” chỉnh sửa, đại tu nhiều bộ phận của mình để có thể bao trùm nhiều thứ mà supply chain có “nói” đến .
Rõ ràng là SCM đã trở thành một nghề và đòi hỏi một hệ thống quản lý nhân sự theo nó, nhưng phần lớn các doanh ngiệp lại chỉ tập trung vào một số chức năng riêng lẻ. Do đó, việc định hình rõ nghề supply chain là thực sự cần thiết.
Mục tiêu cốt lõi của bài này là giúp mô tả hệ thống mô hình (model) kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để trợ thành một chuyên gia SCM thực thụ. Mô tả này dựa trên kinh nghiệm và thực hành tốt nhất của tập đoàn IBM (bộ phận quản lý nhân sự) và có so sánh với dăm ba tổ chức khác nữa.
Trước hết sẽ là tập hợp một định nghĩa về nghề chuỗi cung ứng (ở ta, cũng còn lộn xộn lắm, nhiều bác thì chuỗi cung cấp, chuỗi cung, cung ứng, cứ rối tinh rối mù cả lên, làm các em mới vào nghề cứ nhìn vào thấy hoảng, đôi lúc tẩu hỏa nhập ma luôn..thôi thì mong lúc nào đó các bác hay viết trong nghề chịu khó ngồi lại thống nhất một cách hiểu đi, ..mong lắm..lắm..).
Và định nghĩa ấy phải xuất phát từ thực tế của cộng đồng supply chain để từ đó phát triển và đề xuất những chương trình đào tạo, huấn luyện phù hợp. Tiếp theo chúng tôi sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của việc hiểu đúng về nghề, giải thích các giá trị mang lại từ nghề này (cái này rất quan trọng, value prosposition là tiền đề để quyết định việc nào đó có trở thành nghề được không? Nếu chẳng đem giá trị nào thì chẳng nên coi là nghề, ví dụ nghề cướp biển cũng là nghề nếu đứng trên phương diện giá trị, đó là nó đem giá trị âm (ặc ặc) đến cho các hãng tàu và chủ hàng, đem giá trị dương đến cho các bác cướp biển. Nói vui thêm, chứ đấy cũng là một loại kinh doanh trong supply chain đấy, vì nó thay vì xây dựng supply chain thì nó break the chain mà..break the chain thì bác nào chẳng sợ ..thế nên kinh doanh rủi ro vẫn phát đạt)
Định nghĩa về nghề quản trị chuỗi cung ứng
Trước khi đi vào các đặc thù của nghề chuỗi cung ứng, chúng ta cần định nghĩa supply chain chuẩn mà CSCMP đã đưa rất hoàn chỉnh
Supply chain management encompasses the planning and management of all activities involved in sourcing and procurement, conversion, and all logistics management activities. Importantly, it also includes coordination and collaboration with channel partners, which can be suppliers, intermediaries, third-party service providers, and customers. In essence, supply chain management integrates supply and demand management within and across companies.
Đây là một quan điểm tích hợp thể hiện sự tiến hóa của chuỗi cung ứng trong nhiều năm qua. Gốc rễ của cái nhình này là vào đầu những năm 1960 khi mà các nhà quản lý vận tải và nghiên cứu thấy rằng các quyết định vận tải có ảnh hướng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý tồn kho và sản xuất. Đầu tiên, khái niệm quản trị logistics thể hiện được việc phân tích đánh đổi giữa tồn kho và vận tải.
Mối quan tâm sâu hơn về tích hợp lên cao trào vào những năm 1990, dưới cái tên là quản trị chuỗi cung ứng (xin lưu ý, là tôi dùng thoải mái hai từ quản trị và quản lý, mặc dù thì nhiều người vẫn cho là nó có khác nhau, nhưng xin miễn bàn ở đây). Trong khi đó logistics thì vẫn được coi là như là một phòng ban riêng rẽ tập trung vào phân phối thành phẩm đến khách hàng, thì quản lý chuỗi cung ứng đòi hỏi logistics phải phối hợp với cả cung cấp đầu vào (inbound supply – ý muốn nói đền cung cấp nguyên vật liệu đầu vào) để giảm thiểu sự tắc nghẽn và tối đa hóa tận dụng . Quản lý chuỗi cung ứng từ đó mà ảnh hướng tất cả các bộ phận khác của doanh nghiệp. Sản xuất, chẳng hạn, trước đây được coi là như là một cái tháp ngà riêng biệt thì nay nó không thể tạo ra giá trị mà thiếu sự phối hợp với các bộ phận khác dưới sự lãnh đạo của chuỗi cung ứng. (Phần này tôi cũng lưu ý, đối với nhiều công ty đa quốc gia đôi khi họ có bộ phận sản xuất riêng, chuỗi cung ứng riêng, song cái riêng ấy lại là chung. Ví dụ, sản xuất đặt tại Việt Nam nhưng phục vụ cho toàn bộ khu vực Asean chẳng hạn thì bộ phận sản xuất ấy sẽ nằm dưới bộ phận quản lý chuỗi cung ứng khu vực, trong khi bộ phận quản lý chuỗi cung ứng tại Việt Nam (phục vụ thị trường VN) thì độc lập với sản xuất, mà chỉ liên quan đến phần mua bán phục vụ VN mà thôi..nói thế vẫn rối..rắm quá..nhưng để hôm khác tôi sẽ giúp bạn một cái sơ đồ có lẽ sẽ rõ hơn..:). SCM về cơ bản sẽ gom các silo phòng ban chức năng lại để rồi chia thành hệ thống các quy trình tích hợp (mà có thể ví dụ như quy trình plan, source, make, deliver, return). Doanh nghiệp sẽ vận dụng các tiếp cận hệ thống để thúc đẩy sự liên kết và phối hợp nội bộ cũng như với các đối tác chuỗi cung ứng bên ngoài, thường là phải viện đến sự hỗ trợ của công nghệ. Thế nên cũng có nhiều bác IT trở thành supply chain leader là vì thế..
Nhu cầu tích hợp cũng là thể hiện ở ngay cả những trường đại học và các tổ chức nghề nghiệp. CMCMP trước đây thành lập năm 1963 có tên là National Council of Physical Distribution Mangement. Khi mà giá trị của việc tích hợp phòng ban ngày càng quan trọng, thế là phải đổi tên thành Council of Logistics Management năm 1985, để rồi tiếp tục mang cái tên mới là Council of Supply Chain Management professionals năm 2005. (Việt Nam thì vẫn chưa có nhé…). Các tổ chức khác cũng thế ,hoặc theo hướng rộng hơn hoặc theo hướng sâu hơn vào chức năng nào đó. Ví dụ, Insitute of Supply Management (ISM) (Trước đây là National Association of Purchasing Managers) và APICS –The Association for Operation Management (truoc đây là American Production and Inventory control Society).
Các trường đại học cũng thế, nhanh tay ra ngay các chương trình đào tạo về supply chain.
Vai trò, trách nhiệm và bộ kỹ năng của SCM professionals (Roles, Responsibilities, and Skill Sets)
Làm thế nào chúng ta xác định được nghề quản lý chuỗi cung ứng lý tưởng? Vai trò của họ là gì? Trách nhiệm cần có là gì? Làm thế nào họ có thể được khai thác một cách triệt để trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp? và kỹ năng và kinh nghiệm nào họ cần có?
Trước hết và trên hết, người làm nghề SCM phải có kinh nghiệm trên nhiều chức năng của chuỗi cung ứng và có thể dẫn dắt việc thiết kế, triển khai, và quản lý các giải pháp tích hợp các phòng ban. Trong khi các giải pháp ấy mới chỉ ở cấp nội bộ, thì họ cũng phải cần mở rộng ra cả bên ngoài doanh nghiệp liên quan đến nhiều tầng lớp khác nhà cung cấp và khách hàng. Những giải pháp ấy đòi hỏi việc tích hợp và phối hợp các quy trình bao gồm:
• Product/service development launch.(Tung sản phẩm/dịch vụ)
• Supplier relationship collaboration.(cộng tác nhà cung cấp)
• Manufacturing customization. (customize hoạt động sản xuất, Make to order hay make to stock decision?)
• Demand planning responsiveness. (hoạch định cầu)
• Order fulfillment/service delivery. (hoàn thành đơn hàng)
• Customer relationship collaboration.(cộng tác khách hàng)
• Life cycle support.(hỗ trợ vòng đời sản phẩm)
• Reverse logistics.
Ở cấp độ Senior, nhà điều hành SCM phải đánh giá sự trade-off giữa các chức năng của supply chain. Để xác định và đánh giá hiệu quả các trade-off, họ phải pha trộn được kiến thức đủ sâu về từng chức năng và mức độ am hiểu cộng tác liên phòng ban. Ví dụ, họ phải cân bằng giữa dịch vụ khách hàng và chất lượng với tổng chi phí chuỗi cung ứng. Để cân bằng việc này, họ phải cân nhắc các khía cạnh của hoạch định supply chain, quản lý và đo lường liên quan đến mua hàng, sản xuất và logistics. Quan trọng nữa, đánh giá này phải bao gồm cả sản phẩm, dịch vụ và giải pháp cũng như thông tin đi kèm.
Thêm vào đó để xác định được trade-off, người quản lý chuỗi cung ứng phải có khả năng phát triển và triển khai hệ thống giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện và tích tích hợp hợp và sáng tạo nữa.
Người quản lý cũng cần phải phổ biến được kiến thức giúp các đối tác supply chain của mình thiết kế và quản lý chuỗi cung ứng của họ hiệu quả hơn. (Việc này thì Toyota là vô địch, họ có đội đặc nhiệm chuyên đi giúp supplier của mình improve supply chain ). Họ cũng phải có khả năng áp dụng hiệu quả các phương pháp và nguyên tắc SCM vào các bộ phận khác của donah nghiệp, xây dựng bản kiến trúc hoàn chỉnh cấp độ doanh nghiệp cho những giải pháp phức tạp. Về bản chất, họ đúng nghĩa là một nhà tư vấn chuỗi cung ứng. Cuối cùng, họ phải có thể phân tích hiệu quả kinh doanh đứng trên góc độ supply chain để giúp tăng cường lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Nhà quản lý chuỗi cung ứng chuyên nghiệp cũng cần có kỹ năng và khả năng vận hành một cách hiệu quả trên tổng thể doanh nghiệp. Nên nhớ đừng đề supply chain manager rơi vào cái mà ta vốn đang chê trách là “tư duy phòng ban chức năng”. Nghĩa là nhà quản lý supply chain phải tránh được cái bẫy ấy đồng thời phải triển mạnh các kỹ năng phối hợp giữa các phòng ban tích hợp và tương thích với chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, điều này sẽ đòi hỏi chúng ta phải tái thiết kế lại hệ thống kỹ năng, vai trò, trách nhiệm của nhà quản lý chuỗi cung ứng chuyên nghiệp.
Tầm quan trọng của việc sở hữu “đúng” kỹ năng chuỗi cung ứng được nhấn mạnh bởi nghiên cứu của Myers (2004). Nghiên cứu của họ chỉ ra rằng kinh nghiệm và đào tạo trong quá khứ dành cho nhà điều hành chuỗi cung ứng không dự báo được họ có thành công trong công việc hay không; thay vào đó chính các kỹ năng hiện tại và tương lai của công việc sẽ dự báo thành bại. (nghĩa là tùy theo hoàn cảnh, thì yêu cầu kỹ năng sẽ khác nhau..)
Trong khi nhiều nhà nghiên cứu và thực hành trong nghề đang kêu gọi cần sự phát triển nghề nghiệp SCM nhưng một số lại bất đồng quan điểm về quy trình phát triển ấy sẽ phát triển ra sao. Phần lớn chỉ đồng ý ở những kỹ năng độc lập với bối cảnh (context-independent skills) đó là những kỹ năng quản lý và lãnh đạo thông thường như kỹ năng con người, xã hội, cộng tác, quản lý sự thay đổi, giao tiếp, ra quyết định, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian và xây dựng văn hóa.
Tuy nhiên khi nói đến khía cạnh kỹ năng kỹ thuật và công nghệ (technical and technological skills) thì lại có nhiều bất đồng. Một số nhà nghiên cứu cho rằng nghề SCM không nên tính đến các kỹ năng về kỹ thuật và công nghệ. SỐ khác thì coi đây là yếu tố quan trọng nền tảng cho việc phát triển các năng lực phối hợp các phòng ban, các công ty. Một số chuyên gia thì nhấn mạnh đến vai trò kỹ năng IT .
Còn tôi, tin rằng một người quản lý chuỗi cung ứng thực thụ cần phải có 5 kỹ năng cơ bản sau: functional (chức năng), kỹ thuật, lãnh đạo, quản lý toàn cầu, và kinh nghiệm cũng như sự tín nhiệm.
Kỹ năng về chức năng. Một người làm nghề SCM phải có khả năng đặt ra những vấn đề và có những kỹ năng liên quan đến các phòng ban chính như mua hàng (procurement), hoạch định cung/cầu (demand/supply planning), sản xuất, logistics và hoàn thành đơn hàng (order fulfillment). Mỗi cá nhân phải phải có khả năng làm việc ở cấp độ vận hành (operational level) ở nhiều chức năng khác nhau để hiểu được những quy trình hàng ngày, những thách thức và khó khăn. Kinh nghiệm này bao gồm cả ở cấp độ vận hành và quản lý vận hành. (chả thế, mà nhiều Supply Chain Manager (Directors, thậm chí là VIP) đều quần jean, áo thun, sẵn sàng chui vào mọi ngóc ngách của kho hàng, dây truyền để tìm hiểu thực tế, chứ cứ ngồi tháp ngà thì chẳng bao giờ thấy được thực tế ra sao…theo tôi thì họ cần phải như thế…nhưng nghe đến đây chắc nhiều bạn thấy mệt đây..)
Kỹ năng về kỹ thuật. với vai trò ngày càng lớn của công nghệ trong Supply chain, một người chuyên gia SCM thực thụ phải có kinh nghiệm ứng dụng CNTT một cách hiệu quả. Điều này không có nghĩa là họ phải có kinh nghiệm trong phát triển công nghệ. Tuy nhiên, họ phải có khả năng giải quyết các lựa chọn, thực thi và triển khai công nghệ hiệu quả. Hiểu rõ mối quan hệ giữa quy trình supply chain với các giải pháp công nghệ. (Điều này thì ở VN còn khá hạn chế, tôi thấy nhiều nhà quản lý supply chain còn thiếu kỹ năng này…hoặc còn rất mơ hồ về nó..)
Kỹ năng lãnh đạo. Một nhà quản lý chuỗi cung ứng phải thể hiện khả năng lãnh đạo. Họ có thể lãnh đạo một nhóm dự án liên quan đến khách hàng, đối tác, thậm chí là đối thủ một cách hiệu quả cũng như trong nội bộ. dĩ nhiên đi kèm với kỹ năng lãnh đạo là khả năng truyền đạt thông tin, đàm phán, giải quyết vấn đề phát sinh, lãnh đạo nhóm và quản trị dự án.
Quản lý toàn cầu. SCM ngày càng mở rộng ở cấp độ toàn cầu do đó nhà quản lý cũng cần phải có kỹ năng và kinh nghiệm hoạch định và vận hành ở cấp độ toàn cầu. Kinh nghiệm bao gồm khả năng hiểu biết môi trường chuỗi cung ứng toàn cầu. Lý tưởng hơn họ phải có kinh nghiệm làm việc ở nhiều quốc gia. (điều này thì ở VN có thể chưa cần, nhưng cũng nên hiểu..)
Kinh nghiệm và sự tín nhiệm. Một nhà quản lý chuỗi cung ứng phải có những kiến thức, rộng và sâu trong việc đánh giá môi trường cạnh tranh, để mô hình hóa chiến lược chuỗi cung ứng, đánh giá và tổ chức những giải pháp, triển khai thay đổi trong và ngoài doanh nghiệp. Khả năng này chỉ đạt được từ kinh nghiệm và sự tín nhiệm từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tín nhiệm bên ngoài có thể đạt được qua nhiều hoạt động như tham gia các hội thảo ngành, nhân những giải thưởng và sáng kiến, xuất bản các bài báo, nghiên cứu.
Kế hoạch hành động
Các nghiên cứu hiện nay cho thấy rằng mô hình truyền thống vốn được chấp nhận rộng rãi về con đường công danh sự nghiệp của các nhà điều hành được viết trong cuốn Organization Man (William H.Whyte) năm 1956 đang thay đổi nhiều. Mô hình của Whyte cho rằng các nhà lãnh đạo hàng đầu phải từ các trường đại học hàng đầu (lý tưởng nhất là từ các trường thuộc nhóm
Ivy League –nhóm một thời là tinh hoa và tự hào của nước Mỹ, các trường thuộc phía đông bắc nước Mỹ như Yale, Harvard,..) và các chương trình huấn luyện nội bộ để trở thành lãnh đạo. Tuy nhiên nghiên cứu của Cappelli và Hamori, thì các nhà lãnh đạo của Fortune 100 đã đa dạng và từ nhiều hoàn cảnh khác nhau.
Tương tự như thế, nhà quản trị chuỗi cung ứng cũng đi lên từ nhiều cách khác nhau. Dẫn đến việc bộ phận nhân sự và chuỗi cung ứng phải cộng tác với nhau để xây dựng các chương trình tuyển dụng và định hướng nguồn nhân tài cho lĩnh vực này. Đường thẳng liền trong hình 1 mô tả cách nhìn thông dụng trong quá khứ. Tài năng thường đi từ các cấp bậc trong từng phòng ban như sản xuất, logistics, fulfillment.. Trong khi đường nét đứt trong hình 1 mô tả đường sự nghiệp cần thiết qua nhiều phòng ban của nhà quản lý chuỗi cung
ứng (xem chi tiết kinh nghiệm tại IBM ở phần cuối )
Các cấp độ trong tổ chức ngày càng phẳng hơn và các kỹ năng mang tính tổng thể ngày càng quan trọng hợn đối với nhà quản lý chuỗi cung ứng, do đó các công ty cần có những mô hình đào tạo khác nhau.
Ngày nay, đối với các doanh nghiệp, tổ chức nghề nghiệp, và viện trường đào tạo thì việc xác định kiến thức và kỹ năng của một SCM professional là rất cần thiết. Họ cần phối hợp với nhau để xây dựng một hệ thống đào tạo bài bản và thống nhất hơn. Các tổ chức APICS, CSCMP, và ISM cũng đang tiến tới tiêu chuẩn hóa thông qua nhiều hệ thống chứng chỉ khác nhau. Nhưng suy cho cùng vẫn chỉ là trên lý thuyết mà nghề supply chain đòi hỏi cả kinh nghiệm sâu sắc nữa.
Để phát triển một tổ chức supply chain mạnh, các công ty cần làm ngay việc đầu tiên là xác định nhân tài và đào tạo họ để đáp ứng các trường hợp cần thiết. Và hơn tất cả, phải xây dựng cho họ khả năng nhìn xa trông rộng để có thể nhanh chóng có được những kỹ năng cần thiết đáp ứng sự thay đổi nhanh về công nghệ, cạnh tranh và thị trường.
Vài dòng với các bạn hứng thú với nghề SCM,
Tôi hi vọng qua bài này bạn hình dung được rõ hơn về nghề quản lý chuỗi cung ứng. Và bạn cũng đừng hỏi tôi làm sao có thể trở thành nhà quản lý chuỗi cung ứng, câu trả lời bạn hãy lăn vào công việc, lăn hết từ bộ phận này đến bộ phận khác, từ đó bạn sẽ có cái nhìn đúng về nghề. Và bạn cũng đừng máy móc rằng hễ supply chain management là phải quản lý tất tần tật từ source, make, delivery (logistics), return..cái đó còn tùy vào tổ chức của bạn nữa..
Tôi cũng rất mong một hội nghề quản lý supply chain ra đời ở VN. Cảm ơn các bạn đã quan tâm.
